• г. Гродно, ул. 1 мая, 19, 3 этаж
  • +375(44) 750-03-34
  • +375(29) 588-13-37
  • +375(152) 60-92-24

Как проверить работу бухгалтера? Советы из личного опыта

Как проверить работу бухгалтера

Кухня бухгалтерии для многих руководителей, как непролазные джунгли. Контролировать сферу работы компании, в которой не разбираешься, сложно. Но мы уверены, если вы смогли организовать собственный бизнес – то овладеете и приемами его контроля.  

«Бухгалтерский косяк» способен привести к плачевным последствиям. В лучшем случае налоговая проведет камеральную проверку на основе поданных деклараций – обнаружит маленький недочет и поставит вашу фирму на контроль. Тогда вы отделаетесь оплатой недостающих налогов и пени, возможно штрафом. При худшем исходе контролирующие органы приходят к вам с внеплановой проверкой – и тут уже вашу бухгалтерию «разберут по косточкам». Если инспектор выявляет серьезные нарушения – то вы рискуете получить штраф или даже сесть в тюрьму.

Контролируйте бухгалтера сами

Мы не в коем случае не хотим вас напугать – просто таковы реалии бизнеса. Мы хотим вас предостеречь. Поэтому подготовили для вас несколько советов о том, как контролировать работу бухгалтера.

Совет №1. Следите за деньгами

Пускай все финансовые операции в фирме проходят с вашего ведома. Сделайте так, чтобы снять и перевести деньги со счетов фирмы без вашей подписи было нельзя.

Пример. Вы пользуетесь системой клиент-банк. Сделайте подтверждение платежей в два этапа. Заведите собственный цифровой ключ с подписью и такой же для главбуха. Бухгалтер сможет создать платеж и подписать. А вы потом даете окончательное разрешение на проведение платежа или снятие наличных. Если вы выбрали этот вариант – не подписывайте документы целым списком. Лучше просмотрите каждую платежку.

Еще один способ контроля платежей – смс-подтверждение. Некоторые банки предлагают такую возможность в рамках услуги «Клиент-банк». Перед проведением платежа вы вводите в специальное поле пароль, который банк присылает вам смс-сообщением на мобильный.

Если в вашей фирме есть корпоративная карта – то установите ограничение на снятие денег со счета.

Совет №2. Следите за отчетами

Мы советуем вам составить график сдачи отчетов. Пускай сотрудники дают вам всю отчетность на подпись. А вы сверяйте подписанные отчеты с графиком.

Подводный камень! Некоторые бухгалтеры составляют в спешке налоговую декларацию, чтобы подать ее вовремя. А потом сдают уточняющую декларацию – и вуаля, никаких штрафов и пени. Но если ваш бухгалтер такое практикует регулярно, не удивляйтесь внеплановой проверке из налоговой.

Совет №3. Следите за налогами

Здесь все просто: налоги нужно платить вовремя и без ошибок.

Пускай бухгалтер перед подачей налоговой декларации предоставляет вам отчет о начисленных налоговых вычетах. Если у вас порой не бывает нужной суммы на счету – устанавливайте срок сдачи отчета по начислениям за неделю-две до уплаты налогов.

Также мы советуем не реже раза в год давать бухгалтеру задание сверять вашу отчетность с налоговой. Последнюю вы запрашиваете в налоговом органе.

Совет №4. Следите за квалификацией бухгалтера

Идеальный вариант – это если вы оформляете подписку на «Главный бухгалтер» и отправляете сотрудников на курсы повышения квалификации.

Если у вас такой возможности нет, найдите источник с изменениями в законодательстве. Например, бухгалтерский портал gb.by или buhgalter.by. Следите сами время от времени за выходом новых законов. И проверяйте бухгалтера на их знание. Если вы заметили, что ваш специалист не вникает в правовые нормы, задумайтесь. А нужен ли вам такой специалист вообще?

Как проверяют работу бухгалтеров в «Консалт»?

Для контроля качества работы мы используем два главных инструмента: планирование и проверка по факту.

Составляем план

На каждого клиента в компании мы составляем бизнес-процессы.

Бизнес-процесс – это документ, в котором отражены все платежи и отчеты, сроки совершения/предоставления и даты. В нем содержится вся информация о необходимых хозяйственных операциях.

Например, если вы выплачиваете кредит, то в бизнес-процессах будут указаны даты, когда совершаются платежи. А если в компании клиента зарплата выплачивается 25 числа. То бухгалтер в соответствии с бизнес-процессом начисляет заработную плату не позднее 20 числа каждого месяца. 

При подписании договора на обслуживание, мы рекомендуем составлять график документооборота. Иногда клиент сам выступает инициатором. Так спокойнее. Ведь он знает, что все необходимые операции и платежи будут проходить в срок и без сбоев.

Проверяем работу бухгалтера

Руководитель отдела в соответствии с графиком проверяет раз в квартал/полгода работу бухгалтеров.

Зачем проводить проверку?

1. Наша компания сама заинтересована в правильности ведения бухучета заказчика. Ведь мы несем финансовую ответственность за допущенные ошибки. Если у нас на обслуживании после налоговой проверки вы получаете штраф, то заплатим мы.

2. Несмотря на то, что инспектор проверяет узкие аспекты, клиент не всегда может быть уверен, что в бухгалтерии все гладко. Если вам не хватает документов, наши бухгалтеры во время проверки результатов работы это замечают. Например, налоговая обязательно проверяет наличие и правильность ведения книги доходов и расходов. Если вы не проводите обязательный аудит, то проверить все документы, книги и отчетность не всегда удается. А наши руководители и без специального аудита находят недостатки. Еще пример: проверяющий орган смотрит книгу учета доходов и расходов. А главную книгу проверяет не всегда. А ведь, если вам нужно проверить взносы в уставный фонд, то нужна именно главная книга. Поэтому важно контролировать правильность составления и ведения всей отчетности и документации.  

Руководитель отдела после вашего бухгалтера свежим взглядом проверяет правильность расчета налогов. Это не только дисциплинирует бухгалтеров, но и помогает избежать штрафов и пени.

Как видите, без контроля нельзя. Особенно в бухгалтерии и начислении налогов. Мы желаем вам быть внимательным руководителем. Не ленитесь вникать в бухгалтерские и налоговые вопросы фирмы. Так вы убережете себя от «писем счастья» из налоговой.

Поделиться