• г. Гродно, ул. 1 мая, 19, 3 этаж
  • +375(44) 750-03-34
  • +375(29) 588-13-37
  • +375(152) 60-92-24

Делопроизводство в Республике Беларусь

Делопроизводство в РБ

Делопроизводство в РБ – это работа с документацией, от создания до передачи в архивы. В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В ней расписаны особенности ведения документов, как их правильно создавать, оформлять и хранить. 

Инструкция по делопроизводству в РБ

В компаниях и организациях Республики Беларусь за делопроизводство отвечает руководитель. Следит за соблюдением стандартов делопроизводства Государственная архивная служба – подразделение Министерства юстиции.

Правила ведения делопроизводства в организациях описаны в документах:

Требования к ведению делопроизводства и документообороту

Ответственность

Руководитель отвечает за организацию делопроизводства: за создание инструкции, соблюдение норм работы с бумагами и за их хранение. Если в компанию приходит новый начальник, то принимает дела по акту передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Ответственный за делопроизводство в ООО и организации составляет номенклатуру на будущий год. К первому января она должна быть заверена его подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.

В организациях для контроля за делопроизводством создается экспертная комиссия. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и ответственного за делопроизводство. Состав утверждает руководитель организации приказом. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

  • учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
  • справочные картотеки;
  • документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Тут же хранятся дела сотрудников. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

  • дате поступления и индексе документа;
  • андресате;
  • краткой сути документа;
  • кому адресован документ;
  • расписке в получении;
  • отметке об исполнении.

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

  • дате отправки и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои. Например, кадровое делопроизводство, финансовый документооборот, делопроизводство материальной части.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами.

 

Поделиться

Возможно, вам будет интересно: